Er jeres tekniske dokumentation myndighedsklar? Tjek disse 9 dele

Nogen spørger efter jeres tekniske dokumentation. I har en mappe på drevet med tolv filer fra fabrikken, og ingen ved om det er den, eller om den skulle have set anderledes ud.

Det korte svar er, at teknisk dokumentation ikke er et dokument. Det er en samling der skal vise hvordan produktet er vurderet, og den skal gøre det for en der ikke kender produktet.

Denne artikel er til brands og importører der skal bygge en teknisk dokumentation for første gang, eller som er i tvivl om den de har er komplet.

Hvad den skal kunne

Testen er enkel. En myndighed skal kunne åbne mappen og forstå hvorfor produktet er sikkert, uden at spørge jer om noget.

Det betyder at den ikke bare skal indeholde de rigtige filer. Den skal vise sammenhængen mellem dem, og den skal gøre det for det produkt der faktisk sælges.

Fabrikanten skal have dokumentationen klar, før produktet bringes i omsætning, og den skal opbevares i ti år. Sælger I under eget navn eller varemærke, anses I for fabrikant, og så er det jeres mappe.

De ni dele

Sammensætningen varierer efter produkt, men for legetøj er det typisk disse.

1. Produktbeskrivelsen. Hvad produktet er, hvilken model og version, hvilke varianter og farver, materialer, dimensioner, tiltænkt aldersgruppe og hvordan det bruges. Med billeder.

2. Klassificeringen. Hvad produktet er i lovens forstand, og hvorfor. Er det legetøj, fødevarekontaktmateriale, begge dele eller noget andet? Det er det første led, og alt det følgende afhænger af svaret.

3. Sikkerhedsvurderingen. Analysen af hvilke farer produktet kan udgøre og hvad I har gjort ved dem. Den skal være der, og den skal være lavet før markedsføring.

4. Konstruktions og fremstillingstegninger. Hvordan produktet er bygget op, hvilke dele det består af, og hvordan de er samlet.

5. Standarderne I har brugt. Hvilke, hvilke dele af dem, og hvad de dækker. Har I ikke brugt en harmoniseret standard, skal dokumentationen vise hvordan kravene så er opfyldt.

6. Testrapporterne. I fuld længde, ikke som certifikat eller resumé. Med den kobling der viser hvilket produkt, hvilken version og hvilke farver de dækker.

7. Materiale og leverandøroplysninger. Hvilke materialer, hvilke leverandører, og hvilke erklæringer der ligger på dem.

8. Mærkning og advarsler. De faktiske tekster, aldersangivelsen, brugsanvisningen og hvordan de er placeret på produkt og emballage.

9. Overensstemmelseserklæringen. Konklusionen på det hele.

Delen de fleste ikke har

Det er nummer to og tre. Klassificeringen og sikkerhedsvurderingen.

De fleste mapper indeholder testrapporter og en erklæring, fordi det er det fabrikken sender. Men rapporterne svarer på hvad der blev målt, og erklæringen på hvad konklusionen blev.

Ingen af dem svarer på hvorfor netop de test var de rigtige. Det gør vurderingen, og uden den er mappen en samling resultater uden en begrundelse.

Det er også det led der ikke kan genskabes bagefter. En rapport kan bestilles igen. En vurdering der skulle være lavet før markedsføring, kan ikke rykkes tilbage i tid.

Sammenhængen er det egentlige indhold

En mappe med alle ni dele kan stadig være svag, hvis delene ikke peger på hinanden.

Tjek fire koblinger. Hedder produktet det samme i beskrivelsen, i rapporten og i erklæringen? Dækker rapporten den version og de farver beskrivelsen nævner? Passer standarderne i erklæringen med dem der faktisk er testet efter? Og passer aldersangivelsen i mærkningen med den vurderingen er lavet for?

Brister én af de fire, kan en udenforstående ikke bruge mappen, uanset hvor mange filer der ligger i den. Sådan læser I rapportens omfang går i dybden med den vigtigste af dem.

Sådan organiserer I den

Det behøver ikke være software. En mappe per produkt med faste undermapper rækker længe, og den er lettere at aflevere end en database.

Brug modelnummeret som mappenavn, ikke produktnavnet. Navne skifter i markedsføringen, numre gør ikke.

Lav en forside i mappen. Et enkelt dokument der lister hvad der ligger hvor, hvilken produktversion det gælder, og hvornår det senest er opdateret. Det tager ti minutter og er det første nogen udefra har brug for.

Og gem versioner frem for at overskrive. Skiftes en rapport ud, skal I stadig kunne vise hvad der gjaldt for de produkter der blev solgt før.

Hvornår den skal opdateres

Ved enhver ændring der kan påvirke overensstemmelsen. Nye materialer, nye farver, ny konstruktion, ny leverandør, ny fabrik.

Og ved ændringer i markedsføringen. Skifter I aldersangivelse eller til produktbilleder der viser en anden brug, har I ændret grundlaget uden at røre produktet.

Notér hver gang hvad der blev ændret og hvornår. Det er den log der gør det muligt at sige hvilken dokumentation der gjaldt hvilket parti.

Hvor længe I skal gemme den

Ti år efter at produktet er bragt i omsætning, og fristen regnes per vare, ikke per kollektion.

Er I importør, skal I selv have en kopi af overensstemmelseserklæringen og sikre at den tekniske dokumentation kan fremskaffes fra fabrikanten. Er I fabrikant, skal I have det hele. Opbevaringspligten går i dybden med forskellen.

Og aftal med fabrikken at I får adgang til det underliggende materiale, også hvis samarbejdet slutter. Det hører i leverandøraftalen, ikke i en mail.

Fem tegn på at mappen ikke holder

• Der er testrapporter, men ingen sikkerhedsvurdering
• Produktet hedder forskellige ting i forskellige filer
• Rapporten er ældre end den version I sælger
• Farver og varianter fremgår ikke nogen steder
• Ingen kan sige hvornår mappen sidst blev opdateret

Ét tegn kan forklares. Flere samtidig betyder at mappen ikke kan bruges over for nogen udefra, og det er hele formålet med at have den.

Kravene ændrer sig i 2030

Den nye legetøjsforordning indfører et digitalt produktpas, som skal erstatte den traditionelle overensstemmelseserklæring.

Det ændrer bæreren, ikke arbejdet. Kan I ikke i dag forbinde en rapport til et modelnummer og en farve, kan et digitalt system heller ikke. Så den mappe I bygger nu, er forberedelsen.

Sådan hjælper Produktbevis

Vores vurdering er, at de fleste brands har mere dokumentation end de tror, og mindre sammenhæng end de håber.

Vi gennemgår fem dokumentationsområder og ser på om delene kan forbindes til det konkrete produkt uden gætteri.

Produktbevis er ikke en myndighed, en certificering eller et laboratorium.

Spørgsmål vi får fra brands

Skal den tekniske dokumentation offentliggøres?

Nej. Den skal være tilgængelig for myndighederne på anmodning. Kunder skal have de oplysninger der følger produktet, ikke mappen.

Kan fabrikken ikke bare sende deres?

Deres materiale kan indgå i grundlaget. Men sælger I under eget navn, er dokumentationen jeres ansvar, og I skal kunne forstå og forsvare den.

Hvor lang skal den være?

Der er ikke et sidetal. Den skal dække produktets relevante farer og vise hvordan de er håndteret. Et enkelt produkt kan klares på få dokumenter.

Hvad hvis vi mangler noget?

Start med klassificering og sikkerhedsvurdering, fordi de bestemmer resten. Og vær forsigtig med produktsidens påstande, indtil hullet er lukket.

Kan én mappe dække flere produkter?

Kun hvis produkterne reelt er ens i materialer, konstruktion og målgruppe. Ellers skal hvert produkt kunne identificeres for sig.

Skal den være på dansk?

Den skal kunne forstås af den myndighed der beder om den. Aftal med fabrikken hvilket sprog materialet leveres i, så I ikke står med noget I ikke kan læse.

Kilder

Artiklen bygger på officielle kilder fra Miljøstyrelsen, EU Kommissionen og EUR-Lex. Kilderne er brugt til at beskrive kravet om teknisk dokumentation og sikkerhedsvurdering, hvad dokumentationen skal indeholde, opbevaringspligten og standardernes rolle.

1. Miljøstyrelsen om fabrikantens pligter. Brugt som kilde til at fabrikanten skal foretage en sikkerhedsvurdering og opbevare den i den tekniske dokumentation, og til at man er fabrikant når man markedsfører under eget navn eller varemærke.
2. Miljøstyrelsen om importørens pligter. Brugt som kilde til importørens pligt til at opbevare en kopi af overensstemmelseserklæringen og sikre at den tekniske dokumentation kan fremskaffes.
3. Legetøjsdirektivet på EUR-Lex. Brugt som juridisk grundlag for kravene til teknisk dokumentation, sikkerhedsvurdering og den tiårige opbevaringspligt.
4. EU Kommissionen om teknisk dokumentation. Brugt som kilde til at dokumentationen skal foreligge før produktet bringes på markedet, og at den skal vise at produktet opfylder de relevante krav.

Forfatter og faglig gennemgang

Skrevet af Produktbevis redaktionen. Fagligt gennemgået af Kristoffer Jakobsen, founder af Produktbevis.

Produktbevis arbejder med gennemgang af produktdokumentation, sikkerhedspåstande, CE grundlag, testforståelse og formidling af dokumenteret produktsikkerhed for produkter til børn.

Artiklen bygger på officielle kilder, Produktbevis vurderingsramme og praktisk erfaring med at vurdere sammenhængen mellem produkt, dokumentation og sikkerhedskommunikation.