Hvad skal I gemme af dokumentation, og hvor længe?

Produktet er udsolgt, kollektionen er udgået, og mappen på drevet hedder stadig “Leverandør_docs_2021”. Så kommer en henvendelse fra myndigheden om netop det produkt.

Det korte svar er, at teknisk dokumentation og overensstemmelseserklæring skal gemmes i ti år, regnet fra den dag legetøjet bringes i omsætning, og at pligten først er opfyldt, når dossieret er ajourført og kan leveres inden for myndighedens frist. Filer der bare ligger et sted, er ikke det samme som et dossier.

Det gælder jer, der sælger legetøj i EU under eget brand eller importerer det udefra, og som skal kunne finde papirerne igen længe efter, at produktet er væk fra lageret.

Ti år regnes fra det enkelte produkt, ikke fra kollektionen

Fabrikanten skal opbevare den tekniske dokumentation og EF-overensstemmelseserklæringen i ti år efter, at legetøjet er bragt i omsætning, jf. artikel 4 i direktiv 2009/48/EF. Miljøstyrelsen formulerer det på dansk som ti år for fabrikanten, mens importør og distributør skal sikre, at myndighederne kan få dokumentationen.

Bid mærke i formuleringen. Miljøstyrelsen skriver, at importøren skal kunne fremskaffe den tekniske dokumentation i ti år, regnet fra det tidspunkt, hvor det enkelte legetøjsprodukt er bragt i omsætning. Uret starter altså ikke ved lanceringen af serien, men følger det enkelte produkt, der er bragt i omsætning.

Praktisk betyder det, at en model I genbestilte tre år efter lanceringen, trækker arkivpligten længere frem end den første leverance. Regner I i kollektioner, sletter I for tidligt.

Fabrikant og importør gemmer ikke det samme

Fabrikanten udarbejder dokumentationen og gemmer den. Importøren skal i ti år efter, at legetøjet er bragt i omsætning, opbevare en kopi af EF-overensstemmelseserklæringen og sikre, at den tekniske dokumentation kan stilles til rådighed for markedsovervågningsmyndighederne, jf. artikel 6.

Erklæringen skal I altså selv have liggende. Det tekniske dossier skal I kunne skaffe.

Men sætter I jeres eget varemærke på legetøjet og bringer det i omsætning, bliver I fabrikant under eget varemærke efter legetøjsdirektivet. Så skal I selv udarbejde den tekniske dokumentation, og I er juridisk ansvarlige for, at legetøjet opfylder direktivets krav. Det er ikke en aftale I indgår med fabrikken. Det følger af, at produktet bærer jeres navn.

Forskellen er værd at afklare, før arkivet bygges, for de to roller giver to forskellige mapper.

Det her skal ligge i dossieret

Bilag IV i legetøjsdirektivet lister indholdet i det tekniske dossier. Kort fortalt:

• Detaljeret beskrivelse af konstruktion og fremstilling, med liste over bestanddele og materialer samt sikkerhedsdatablade (litra a)
• Sikkerhedsvurderinger efter artikel 18 (litra b)
• Beskrivelse af den fulgte overensstemmelsesvurderingsprocedure (litra c)
• Kopi af EF-overensstemmelseserklæringen (litra d)
• Adresser på fremstillingssted og lager (litra e)
• Kopier af dokumenter forelagt et bemyndiget organ (litra f)
• Afprøvningsrapporter (litra g)
• Kopi af EF-typeafprøvningsattesten (litra h)

To ting bliver glemt i den liste. Adresser på fremstillingssted og lager er en del af dossieret, ikke en indkøbsoplysning. Og bruger I modul A, intern produktionskontrol, skal afprøvningsrapporterne ligge i dokumentationen sammen med en liste over de anvendte harmoniserede standarder, hvor referencen omfatter standardernes udstedelsesdato. Uden dato er listen ikke færdig.

Formatet er derimod frit. Dokumentationen behøver ikke at være papir, og oplysningerne kan ligge i et hvilket som helst format og flere steder i virksomheden. Til gengæld skal produktets historik bevares.

Sikkerhedsvurderingen er det eneste, I ikke kan bestille igen bagefter

Den tekniske dokumentation skal altid indeholde en sikkerhedsvurdering. Miljøstyrelsen beskriver den som en analyse af de farer, legetøjet kan have, og en vurdering af den potentielle eksponering for disse farer. Kravene til dokumentationen findes i bilag 4 i legetøjsbekendtgørelsen.

Her er Produktbevis’ vurdering af, hvad det betyder for jeres arkiv. En testrapport kan bestilles igen. En overensstemmelseserklæring kan underskrives igen. En sikkerhedsvurdering skal være foretaget, før produktet bringes i omsætning, og en vurdering skrevet bagefter er et resumé af det, man allerede har gjort, ikke en vurdering. Det er det eneste led i dokumentationen, hvor rækkefølgen i sig selv har betydning. Har I begrænset tid til at rydde op i arkivet, så start med at finde ud af, om sikkerhedsvurderingerne findes og er daterede. Resten af dossieret kan repareres undervejs.

Et arkiv der ikke ajourføres, forældes før de ti år er gået

Dokumentationen skal ajourføres ved ændringer i legetøjet, i lovgivningen eller i standarderne. Det er her arkiver falder fra hinanden, fordi ændringerne ikke føles som ændringer, når de sker.

Materialelisten skal ændres, hver gang en bestanddel, et produkt, et materiale eller en leverandør skiftes ud. Det gælder også, når fabrikken skifter underleverandør på en enkelt komponent, og prisen og udseendet er det samme. Får I ikke besked, står der en materialeliste i jeres dossier, som ikke beskriver det, I sælger.

Er produktet typeafprøvet, gælder en anden frist end de ti år. EF-typeafprøvningsattesten skal tages op til fornyet behandling, når det er nødvendigt, særligt ved ændring af fremstillingsproces, råvarer eller bestanddele, og under alle omstændigheder hvert femte år, jf. artikel 20. En attest, der ligger urørt i mappen fra lanceringen, kan altså være ude af trit, længe før arkivpligten udløber.

Og så er der leveringen. Markedsovervågningsmyndigheden kan fastsætte en frist på 30 dage for modtagelse af den tekniske dokumentation eller en oversættelse af relevante dele, medmindre en kortere frist er begrundet i alvorlig eller umiddelbar risiko, jf. artikel 21. Ligger dossieret hos en fabrik, der svarer langsomt, er 30 dage kort tid.

Bed fabrikken skrive under på leveringen

Miljøstyrelsen anbefaler, at importører beder fabrikanten om en skriftlig erklæring på, at fabrikanten vil kunne sende den tekniske dokumentation til myndighederne på anmodning, og gør opmærksom på, at myndighederne giver en frist for at levere dokumentationen. Bed om den, mens I stadig har en ordre i spil.

En formulering I kan kopiere ind i en mail:

“Vi beder om jeres skriftlige bekræftelse på følgende: at I opbevarer den fulde tekniske dokumentation for model [nummer/version], og at I sender den til en EU-markedsovervågningsmyndighed eller til os på anmodning inden for 30 dage. Vi beder jer også bekræfte, at dokumentationen omfatter sikkerhedsvurdering, materialeliste og afprøvningsrapporter, og at I underretter os, hvis materiale, komponent eller underleverandør ændres. Angiv navn, funktion og kontaktoplysninger på den person hos jer, der kan levere dokumentationen.”

Kan fabrikken ikke sætte navn på en person og en frist, har I ikke en leveringsvej. Så har I et løfte.

Spørgsmål vi får om opbevaring

Må vi nøjes med at have dokumentationen liggende hos leverandøren?

Som importør skal kopien af EF-overensstemmelseserklæringen ligge hos jer selv i ti år. Det tekniske dossier skal I kunne stille til rådighed, og det kan i praksis ske gennem fabrikanten, men det er jeres pligt at det lykkes. Sælger I under eget varemærke, er I fabrikant under eget varemærke, og så skal dossieret være jeres eget.

Vi har skiftet farve på en model. Nyt dossier eller opdatering?

Materialelisten skal ændres, når materiale, bestanddel eller leverandør skiftes, og produktets historik skal bevares. Overskriv derfor ikke den gamle version. Læg den nye ved siden af, med dato, så det fremgår hvilken version der blev solgt hvornår.

Kan vi arkivere alt som scannede PDF’er i én mappe?

Ja, formatet er frit, og oplysningerne må gerne ligge forskellige steder i virksomheden. Det afgørende er, at I kan samle relevante dele og sende dem, hvis myndigheden sætter en frist, som kan være 30 dage. Test det ved at bede en kollega finde dossieret for et udgået produkt uden hjælp.

Hvornår må vi slette?

Regn tiårsfristen fra hvert enkelt produkt, der er bragt i omsætning, ikke fra lanceringsdatoen for serien. Er der genbestilt og leveret senere, ligger slettedatoen længere ude end I tror.

Kilder

Denne artikel bygger på Europa-Kommissionens vejledning om teknisk dokumentation efter legetøjsdirektivet og på Miljøstyrelsens danske vejledninger om fabrikantens og importørens pligter. Kilderne er brugt til opbevaringsperioder, dossierets indhold, ajourføring, myndighedsfrist og rollefordeling.

1. Europa-Kommissionen, Generaldirektoratet for Erhvervspolitik. Vejledning om teknisk dokumentation. Brugt som kilde til ti års opbevaring for fabrikant og importør, bilag IV’s indhold, fristen på 30 dage, kravet om ajourføring og bevaret historik, fornyet behandling af EF-typeafprøvningsattesten, modul A og status som fabrikant under eget varemærke.
2. EUR-Lex. Direktiv 2009/48/EF om sikkerhedskrav til legetøj. Anvendt som henvisning til direktivets fulde tekst, herunder artiklerne om opbevaring af teknisk dokumentation og EF-overensstemmelseserklæring.
3. Miljøstyrelsen. Hvilke pligter har jeg som fabrikant?. Brugt som dansk kilde til fabrikantens udarbejdelse og ti års opbevaring af teknisk dokumentation samt kravet om sikkerhedsvurdering som del af dokumentationen.
4. Miljøstyrelsen. Hvilke pligter har jeg som importør?. Brugt som dansk kilde til, at importørens tiårige pligt til at kunne fremskaffe den tekniske dokumentation følger det enkelte legetøjsprodukt, og til anbefalingen om en skriftlig erklæring fra fabrikanten.

Senest gennemgået august 2026.