Der ligger en mail fra myndigheden, hvad gør I nu

Der ligger en mail fra myndigheden. De beder om dokumentation for et produkt, og der er en frist. Ingen hos jer har prøvet det før.

Det korte svar er, at det næsten altid begynder som en anmodning om dokumentation, ikke som en sag. Hvad I sender de første par dage afgør ofte hvor lang og hvor dyr resten bliver.

Denne artikel er til brands og importører der sælger produkter til børn og gerne vil vide hvad de gør, før det bliver aktuelt.

Derfor kommer henvendelsen

Kontrollen sker ved stikprøver efter salget, ikke som en godkendelse før. Virksomhederne har selv ansvaret for at sælge, importere og fabrikere sikre produkter.

Så en henvendelse betyder ikke at nogen har fundet noget farligt. Det kan lige så godt være en rutinemæssig kontrol af en produktkategori, en anmeldelse fra en forbruger, eller at et lignende produkt er meldt i et andet EU-land.

Første skridt er derfor at læse hvad de faktisk spørger om, frem for at antage det værste.

De første 24 timer

Læs anmodningen ordentligt. Hvilket produkt, hvilken variant, hvilken periode, hvilken frist, og præcis hvilke dokumenter beder de om?

Find dokumentationen frem. Ikke en mappe med alt, men de dokumenter der er bedt om. Har I en teknisk dokumentation der er ordnet, er det her arbejdet betaler sig.

Placér ansvaret hos én person. Sager går galt når tre personer svarer på hver sin del uden at læse hinandens svar.

Og svar på henvendelsen, også hvis I mangler noget. En kvittering med en realistisk tidsplan er bedre end tavshed indtil alt er samlet.

Sådan svarer I

Send det de har bedt om, i den rækkefølge de har bedt om det, med en kort følgeskrivelse der forklarer hvad der er vedlagt.

Send ikke mere end nødvendigt. En mappe med firs filer gør ikke svaret stærkere, den gør det sværere at vurdere.

Og vær præcis om koblingen. Hvilken rapport dækker hvilken model, hvilken version og hvilke farver. Det er den oplysning der oftest mangler, og den afgør om dokumentationen kan bruges.

Er der noget I ikke har, så skriv det. Et ærligt hul er lettere at håndtere end et der bliver opdaget.

Hvis I opdager et problem undervejs

Det sker, og så skifter sagen karakter.

Opdager I selv at et produkt ikke lever op til kravene, har I en handlepligt. I skal træffe de nødvendige foranstaltninger, og er produktet farligt, skal myndighederne underrettes.

Efter produktsikkerhedsforordningen skal fabrikanter desuden føre et internt register over klager og tilbagekaldelser, og myndighederne skal orienteres ved alvorlige ulykker forårsaget af en fejl ved produktet.

At fortie det er den dyreste af alle muligheder. En virksomhed der selv melder ind, står et helt andet sted end en der bliver opdaget.

Hvad myndigheden kan gøre

Der er trin, og de er ikke ens.

Anmodning om dokumentation. Det almindelige udgangspunkt.

Krav om at bringe produktet i overensstemmelse. Ofte en rettelse af mærkning, advarsler eller oplysninger.

Tilbagetrækning. Produktet skal væk fra butikkerne og må ikke længere sælges eller foræres væk.

Tilbagekaldelse. Produktet skal også kaldes tilbage fra forbrugerne. Det bruges når risikoen vurderes alvorlig nok.

Myndigheden vurderer hvilket indgreb der er nødvendigt ud fra risikoen. Farlige produkter offentliggøres, og alvorlige sager meldes videre i EU’s fælles system.

Hvis det ender i en tilbagekaldelse

Så er der to ting der skal være tænkt igennem på forhånd.

Forbrugeren skal kompenseres. Det følger af produktsikkerhedsforordningen, og det er en omkostning der skal ligge et sted.

Og I skal kunne finde produkterne. Hvilke batches, hvilke kunder, hvilke forhandlere. Det er sporbarhed, og det er det område brands undervurderer mest, indtil det bliver aktuelt.

Hvem der bærer omkostningen, hvis årsagen ligger i produktionen, hører i leverandøraftalen. Det er en dårlig samtale at tage midt i en sag.

Fem ting der gør en henvendelse værre

• I svarer ikke inden fristen og beder ikke om udsættelse
• I sender fabrikkens generiske certifikat i stedet for det der blev bedt om
• Dokumentationen kan ikke kobles til den variant der er kontrolleret
• Produktsidens påstande er bredere end det I kan dokumentere
• Ingen hos jer kan sige hvem der har taget stilling til hvad

Det fjerde punkt overses ofte. Er produktet i orden, men markedsføringen lover mere end dokumentationen, har I stadig et problem. Det er bare et andet.

Det I kan gøre inden

Beredskabet er ikke et dokument, det er fire beslutninger truffet på forhånd.

Hvem hos jer er kontaktperson ved en myndighedshenvendelse. Hvor ligger dokumentationen, og kan en anden end den der lavede den finde rundt i den. Kan I trække en liste over hvilke batches der er solgt hvorhen. Og hvad siger jeres aftale med fabrikken om omkostninger og svartider.

Fire spørgsmål. Kan I svare på dem i dag, er en henvendelse en opgave. Kan I ikke, er den en krise.

Sådan hjælper Produktbevis

Vores vurdering er, at en myndighedshenvendelse sjældent afslører at produktet er farligt. Den afslører om grundlaget kan forklares af nogen udefra.

Vi gennemgår fem dokumentationsområder og ser på om dokumentationen kan forbindes til produktet uden gætteri. Det er præcis det spørgsmål der stilles, når nogen først spørger.

Produktbevis er ikke en myndighed, en certificering, et laboratorium eller en advokat. Ender en sag et sted hvor I har brug for juridisk bistand, bør I søge den.

Spørgsmål vi får fra brands

Betyder en henvendelse at vores produkt er farligt?

Nej. Kontrollen sker ved stikprøver, og en anmodning om dokumentation er det almindelige udgangspunkt.

Hvor lang tid har vi til at svare?

Fristen fremgår af henvendelsen. Kan I ikke nå det, så bed om udsættelse med en begrundelse frem for at lade fristen løbe ud.

Skal vi stoppe salget med det samme?

Ikke nødvendigvis. Det afhænger af hvad myndigheden beder om. Vurderer I selv at produktet kan være farligt, har I en selvstændig handlepligt.

Kan vi nøjes med at sende fabrikkens certifikat?

Sjældent. Der bliver typisk bedt om teknisk dokumentation, sikkerhedsvurdering og testrapporter der kan kobles til det konkrete produkt.

Hvad hvis produktet kommer fra en fabrik vi ikke handler med længere?

Dokumentationen er stadig jeres ansvar. Det er derfor opbevaringspligten løber i ti år, og hvorfor adgang efter samarbejdets ophør bør stå i aftalen.

Bliver sagen offentlig?

Farlige produkter offentliggøres, og alvorlige sager meldes i EU’s fælles system. En anmodning om dokumentation er ikke i sig selv offentlig.

Kilder

Artiklen bygger på officielle kilder fra Sikkerhedsstyrelsen, som fra januar 2026 er en del af Erhvervsstyrelsen, og EUR-Lex. Kilderne er brugt til at beskrive markedsovervågningen, forskellen på tilbagetrækning og tilbagekaldelse, virksomhedernes handlepligt og kravet om kompensation ved tilbagekaldelse.

1. Sikkerhedsstyrelsen om markedsovervågning. Brugt som kilde til at kontrollen sker ved stikprøver efter salget, og til at virksomhederne selv har ansvaret for at sælge, importere og fabrikere sikre produkter.
2. Sikkerhedsstyrelsen om tilbagetrækning og tilbagekaldelse. Brugt som kilde til forskellen på de to indgreb, og til at myndigheden vurderer hvilket indgreb der er nødvendigt ud fra risikoen.
3. Sikkerhedsstyrelsen om produktsikkerhedsforordningen. Brugt som kilde til at fabrikanter skal føre internt register over klager og tilbagekaldelser, til at myndighederne skal orienteres ved alvorlige ulykker, og til kravet om kompensation ved tilbagekaldelse.
4. Produktsikkerhedsforordningen på EUR-Lex. Brugt som juridisk grundlag for de erhvervsdrivendes forpligtelser og for myndighedernes indgrebsmuligheder.

Forfatter og faglig gennemgang

Skrevet af Produktbevis redaktionen. Fagligt gennemgået af Kristoffer Jakobsen, founder af Produktbevis.

Produktbevis arbejder med gennemgang af produktdokumentation, sikkerhedspåstande, CE grundlag, testforståelse og formidling af dokumenteret produktsikkerhed for produkter til børn.

Artiklen bygger på officielle kilder, Produktbevis vurderingsramme og praktisk erfaring med at vurdere sammenhængen mellem produkt, dokumentation og sikkerhedskommunikation.